מזכיר החברה – חשיבות תפקידו של המזכיר מנקודת המבט של הדירקטוריון

שקלתם להתמנות כמזכיר חברה בחברה ציבורית או תאגיד מדווח[1] ואינכם בטוחים מהם תחומי האחריות שהתפקיד כולל, ומה היא חשיבות התפקיד בעיני הדירקטוריון? זהו בדיוק המאמר בשבילכם.

על אף שחוק החברות[2] אינו מגדיר מיהו מזכיר החברה באופן רשמי, המזכיר מהווה פוזיציה מרכזית בחיי החברה, ומעמדו קריטי בעשייתה היומיומית. המזכיר הינו החוליה המקשרת בין הנהלת החברה לדירקטוריון, בין הדירקטוריון לבעלי המניות, ובין החברה לרגולטורים – רשות ניירות ערך והבורסה[3].

המאמר ינסה לחדד את תרומתו המהותית של עבודת המזכיר לתפקוד הנהלת החברה והדירקטוריון, כיוון שלאור תחומי אחריותו הרחבים המזכיר מהווה שומר סף אמיתי לדירקטוריון והנהלת החברה בהרבה מאד היבטים.

למעשה כפי שיתואר, מזכיר חברה שמיישם כהלכה את הוראות הדין[4], עפ"י מתודולוגיית עבודה שיטתית ועקבית, ומנהל מעקב אחר נהלים פנימיים ומועדים הקבועים בדין, מצמצם באופן משמעותי את חשיפת החברה להליכי אכיפה, קנסות ועיצומים כספיים שהרשות רשאית להטיל על החברה במקרה של הפרות עפ"י חוק ני"ע[5].

כאמור, מזכיר החברה אינו נכלל בהגדרת "נושא משרה" הקבועה בחוק החברות[6], והשאלה המתבקשת הינה מדוע זה כך?

הרי תהיה זו טעות ענקית לחשוב שמדובר במעמד של מזכיר פשוט חסר סמכויות[7]. לצורך ההשוואה – מזכיר המדינה בארה"ב הוא שר החוץ הממונה על מדיניות החוץ של ארה"ב, מזכיר המפלגה בברית המועצות סימל תפקיד רב עוצמה ובעל חשיבות, ואצלנו בישראל מזכיר הממשלה נחשב לעובד המדינה הבכיר ביותר העומד בראש מזכירות הממשלה, והינו היועץ העיקרי של ראש הממשלה ולשכתו משלבת אינטראקציה מפורשת של פוליטיקה ומינהל בצמרת הממשלה.

מעניין אף לראות שחוק העונשין[8] קובע כי לעניין אי גילוי מידע ופרסום מטעה המזכיר אכן נחשב כנושא משרה בכיר בחברה ונכלל ברשימת נושאי המשרה הבכירה ומוטלת עליו אחריות פלילית לעניינים מסוימים, אך האם ניתן להסיק מכך שכוונת המחוקק הינה שמזכיר החברה אכן נכלל בהגדרת "נושא משרה" ועל כן מתייתר הצורך לאזכר תפקידו בנפרד?

בעידן הממשל התאגידי תחומי האחריות של המזכיר רחבים ומהותיים, תפקידו מהווה את לב ליבת העשייה של ההנהלה, והוא מייעץ באופן שוטף לדרג הניהולי ומקבלי ההחלטות בחברה – למנכ"ל, סמנכ"ל הכספים ויתר חברי ההנהלה הבכירה, וכן לדירקטוריון ולוועדותיו, בין היתר בנושאים הנוגעים לאופן יישום הוראות חוק החברות וחוק ני"ע, היבטי דיווחים מידיים, עריכת דוחות תקופתיים, כינוס אסיפות כלליות, הליכי אישורי עסקאות עם בעלי עניין ובעלי שליטה, אימוץ תכנית אכיפה פנימית והטמעת נהלים פנים ארגוניים, טיפול בסוגיות ממשל תאגידי, ועוד כהנה וכהנה נושאים אקוטיים ומרכזיים. בהרבה חברות מזכיר החברה מהווה יד ימינו של יו"ר הדירקטוריון.

גם חוק ני"ע[9] אינו מגדיר מיהו מזכיר החברה. תקנות הדוחות[10] שהותקנו מכוח חוק ני"ע, קובעות כי בהקשר של מועד הגשת הדיווחים המיידים, המועד ש"נודע לתאגיד לראשונה על אירוע" כולל גם את המועד שנודע לראשונה על התרחשות האירוע לנושאי משרה דוגמת יו"ר הדירקטוריון, המנכ"ל, נושא המשרה הבכירה בתחום הכספים ומזכיר התאגיד. מכך נראה כי אומנם המזכיר אינו מוגדר באופן ברור כ'נושא משרה' בחוק החברות או בחוק ני"ע אולם ישנן הוראות דין המכלילות אותו ככזה, ולעניות דעתי הסיבה לכך נעוצה במהותיות וחשיבות התפקיד.

לכאורה, ניתן יהיה לטעון[11] כי יש לכלול את המזכיר בהגדרת המונח "נושא משרה" בחוק החברות הכוללת "מנהל אחר הכפוף במישרין למנכ"ל", אולם אז תהיה חובה לבחון האם המזכיר הוא בגדר "מנהל" שהוא לכשעצמו מושג עמום ולא ברור.

אני נוטה להסכים עם פרופ' גרוס במאמרו[12], שכאשר מזכיר החברה כפוף למנכ"ל וליו"ר, אזי הוא בהכרח נכלל בהגדרת "נושא משרה" ובשל כך יחולו עליו הוראות חוק החברות בהתאמה, לרבות ההוראות הנוגעות לשכרו.

הפרקטיקה המקובלת כיום בחלק מהחברות הציבוריות הינה שהיועץ המשפטי המכהן ממלא גם את תפקיד המזכיר, אולם זה תלוי בגודל החברה, אופייה ומורכבות פעילותה. לעתים ישנה מחלקה משפטית בראשה עומד יועץ משפטי ראשי ומזכיר חברה שמכהן מתחתיו, לעתים מזכירות החברה נעשית כשירותי מיקור חוץ חיצוניים ממשרד עורכי דין המלווה את החברה. הקונסטלציות רבות ומגוונות ומשתנות בהתאם לצרכי החברה.

תפקידי המזכיר מתחלקים לשלושה תחומים עיקריים:

1. ניהול מרשמים ועריכת פרוטוקולים – כינוס אסיפות כלליות, ניהול מרשם דירקטורים ובעלי מניות, עריכת דוחות כספיים, עריכת פרוטוקולים[13] של ישיבות דירקטוריון וועדותיו ואסיפות בעלי מניות.
2. אחריות אדמיניסטרטיבית לעבודת הדירקטוריון – המזכיר מהווה מעין אדמיניסטרטור ראשי, ותפקידו כולל מגוון רחב של פעילויות אשר עניינן סיוע לדירקטוריון לביצוע תפקידו בצורה היעילה ביותר, ביניהן:
   ריכוז הצעות לסדר היום לישיבות הדירקטוריון והצגתן בפני היו"ר.
   הפצת סדרי יום וחומרים נלווים לקראת הישיבות לחברי הדירקטוריון בהתאם לאישור היו"ר.
   תיאום מועדי ישיבות הדירקטוריון מראש (מקובל שנה קדימה), בחינת המניין החוקי לפתיחת הישיבות (עפ"י התקנון[14]), רישום הפרוטוקול, ניסוח החלטות והעברתן במועד הנדרש לפרסום כדיווח מיידי, ככל שנדרש עפ"י דין.
   אחריות לתקשורת בין חברי הדירקטוריון ובין גורמים שונים בחברה ולהפצת מידע מהחברה ונושאי המשרה בה לדירקטוריון.
   מעקב אחר ביצוען של החלטות הדירקטוריון והוועדות ודיווח על כך בישיבות הדירקטוריון.
   תדרוך חברי דירקטוריון חדשים בעת כניסתם לתפקיד ויישום הוראות ממשל תאגידי מומלצות בחוק, הקובעות כי חברה ציבורית תדאג לעריכת תכניות הכשרה לדירקטורים חדשים, בתחום עסקי החברה ובתחום הדין החל על החברה והדירקטורים. החובה הנ"ל מוטלת על היו"ר, אך בפועל הוא נעזר במזכיר, עליו מוטלת האחריות להטמעת הוראות הממשל התאגידי החלות על החברה ולעדכון הדירקטורים בנושאים הקשורים בממשל תאגידי[15].
   חובת התעדכנות באופן תדיר בדרישות הרגולטוריות הרלוונטיות והעברת המידע לידיעת הדירקטוריון.
   אספקת מסמכי ההתאגדות של החברה, דוחות תקופתיים, תשקיפים, תכניות אכיפה, נהלי עבודה הקשורים לעבודת הדירקטוריון. בנוסף, על המזכיר לעדכן את חברי הדירקטוריון באחריותם לגילוי ולדיווח על היותם בעלי עניין[16].
   עליו לוודא הימנעות דירקטורים מהשתתפות בישיבות בהן יש להם עניין אישי[17].
   עבודה שוטפת עם מנכ"ל החברה, סמנכ"ל הכספים ויתר חברי ההנהלה בנוגע לנושאים הנזכרים לעיל.

3. דיווחים מיידים בחברה ציבורית ובתאגידים מדווחים

כידוע, בתאגידים מדווחים מזכיר החברה אמון ואחראי על עריכת הדיווחים המחויבים עפ"י דין, לרבות עריכתם והפצתם לאישור סופי בקרב הנהלת החברה ופרסומם באתרי המגנ"א והמאי"ה[18]:

• דיווחים מכוח חוק החברות – בהתאם להוראות חוק החברות[19];
• דיווחים מכוח חוק ניירות ערך – חוק ני"ע והתקנות מכוחו קובעים שורה ארוכה של דיווחים עליהם מופקד המזכיר[20], ביניהם: א) אחזקות בעלי עניין; ב) דוחות שנתיים ורבעוניים; ג) פרטי התאגיד ומסמכי התאגדות; ד) בקשות והחלטות בית משפט; ה) מיזוגים; ו) התקשרויות עם נושאי משרה[21]; ז) אירועים מהותיים מכוח תקנה 36 לתקנות הדוחות; ח) הון וניירות ערך המירים; ט) מינויים והפסקת כהונה; י) אסיפות כלליות וישיבות דירקטוריון; יא) הצעות פרטיות ועסקאות עם בעלי שליטה; יב) הצעת רכש; יג) מתאר הצעת ניירות ערך לעובדים; יד) תשקיפים, דוחות הצעת מדף וגיוסי הון; ו-טז) דיווחים מיידיים בנושאים שונים.

האחריות המשפטית של מזכיר החברה –

ראינו שאין הכרעה סופית לשאלה האם המזכיר נכלל על הגדרת 'נושא משרה' בחברה אם לאו, אולם לעבודתו נלווית אחריות משפטית משמעותית, שנגזרת מהיקף תחומי אחריותו וממשקי עבודתו עם הנהלת החברה:

1. אחריות פלילית –חוק ני"ע[22] דן באי קיום חובת דיווח בכוונה להטעות משקיע סביר, כשהעבירה מיוחסת לחברה ולנושאי המשרה בה. בית המשפט העליון קבע[23], כי בשל המעורבות של מזכיר החברה בהכנת המסמכים, ניתן להניח שהוא ייכלל בגדר הנתבעים, שכן הוראת הסעיף הנ"ל אינה מגבילה את סוג האנשים העשויים להיחשב ל"מי שגרם" להפרת חובת הדיווח, ואינה מצמצמת את חובת הדיווח רק לחברה או לנושאי המשרה בה. לכן, גם מי שאינו נכלל בנושאי משרה בחברה לרבות המזכיר, וגרם לחברה לפרסם טעות בדיווחיה עלול לשאת באחריות הפלילית הנ"ל.
2. אחריות אזרחית –חוק החברות קובע[24] כי נושא משרה חב כלפי החברה חובת זהירות, ומפנה לסעיפים ספציפיים בפקודת הנזיקין[25], אולם הספרות המשפטית בנושא מבהירה כי החוק אינו מסתפק בהפניה למבחני האדם הסביר שבפקודת הנזיקין, אלא קובע סטנדרט זהירות גבוהה יותר: לפיה נושא משרה יפעל ברמת מיומנות שבה היה פועל נושא משרה סביר באותה עמדה ובאותן הנסיבות[26], ובכך עלתה הדרישה לרמת מיומנות וזהירות של נושא משרה מאדם סביר למקצוען סביר. אחריות שחלה גם על המזכיר.
3. אחריות מכוח חוק האכיפה המנהלית –חוק האכיפה המנהלית[27] שמטרתו היתה לייעל את הליכי ואמצעי האכיפה והגברת ההרתעה מביצוע עבירות בשוק ההון, אינו מאפשר פטורים מפורשים מאחריות, אולם קיימים מנגנונים וולונטריים אותם החברה רשאית לאמץ בכדי לוודא ציות להוראות החוק, ביניהם אימוץ תכנית אכיפה פנימית לחברה ולנושאי המשרה בה, המומלצת גם על ידי הרשות[28]. כחלק מתפקידו, על המזכיר לדאוג שהדירקטוריון יחד עם ההנהלה יאמץ תכנית אכיפה פנימית (לרבות נהלים ליישומה), אשר תחול על נושאי המשרה בחברה והמזכיר ביניהם

לאחר שהבנו את האחריות המשפטית של עבודת המזכיר, סקרנו את עיקרי תפקידו, נעבור לראות באתר רשות ני"ע מקרים בהם הרשות עשתה שימוש בסמכותה[29] והטילה עיצומים על חברות בגין הפרות עפ"י חוק ני"ע, בין היתר[30] בשל: 1) חוסרים בגילוי הנדרש בדוחות התקופתיים ובדוח הדירקטוריון עפ"י הוראות חוק ני"ע והתקנות מכוחו, דוגמת אי מתן נימוקי הדירקטוריון לכך שסימני האזהרה אינם מצביעים על בעיית נזילות בחברה, היעדר גילוי בדוחות התקופתיים על תמורה בגין עסקת בעלי בעניין, 2) אי צירוף דוח תזרים מזומנים חזוי לדוחות הכספיים, 3) אי פרסום במועד של דוח מיידי בדבר הצעה פרטית מהותית, 4) אי דיווח במועד בדבר החלטת הדירקטוריון להקצאת כתבי אופציה למנכ"ל.

כל ההפרות נוגעות לתחומי האחריות של המזכיר. כמובן שהמזכיר אינו אחראי להדיפת כל הפרה אפשרית בחברה, כיוון שמדובר באחריות קולקטיבית ועבודה משותפת של הדירקטוריון וההנהלה גם יחד, אולם מאת המזכיר בהחלט מצופה להיות שומר הסף ששם לב למהותיות הדיווחים, מועדיהם פרסומם וכו', והכל בהתאם להוראות הדין.

לסיכום, נראה כי על אף שמזכיר החברה אינו נכלל דה-פקטו בהגדרת "נושא משרה" בחוק החברות, אין זה מלמד על מהותיות התפקיד, שכן כפי שראינו קשת סמכויותיו היא רחבה, הנושאים בהם הוא מטפל מגוונים, האחריות שלו גדולה ומשמעותית, וככל שמתרבות חובות הדיווח ורמת הבקיאות והפרטנות הנדרשת בהם, כך מתעצם הצורך באיש מקצוע מיומן שער לחידושי הרגולציה המשתנים, יודע לתת מענה לחברי הדירקטוריון ולסייע בידיהם למלא תפקידם במקצוענות הנדרשת, ויהווה ציר מרכזי וחוליה המקשרת בין האורגנים בחברה.

זהו תפקיד עם שליחות וחיבור בין גורמים מהותיים בחברה, המחייב דבקות במטרה, ויכולת לנהל ולפקח על מספר טריטוריות במקביל.

התרשמתם ואתם מעוניינים לעבור הכשרה מקצועית של מזכירי חברות? בואו ללמוד מהמומחים בקורס מזכירי חברות בכירים ב-BDO האקדמיה לפיננסים.

תאיר גיגי, עו"ד, Tair.gigi@gmail.com

מוזמנים לפנות אליי ישירות לשאלות או התייעצויות.

*הכותבת הינה עורכת דין המתמחה במשפט מסחרי ושוק ההון, דיני תאגידים, דיני ניירות ערך וליווי חברות ציבוריות, לרבות היבטי מזכירות חברה.

** המאמר הנ"ל נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד, אך מיועד לנשים וגברים כאחד.

1] במאמר זה בכל מקום בו נאמר "חברה" משמע "חברה ציבורית" או "תאגיד מדווח" כהגדרתם בחוק החברות, התשנ"ט-1999 ובחוק ניירות ערך, התשכ"ח-1968.

[2] חוק החברות, התשנ"ט-1999 ("חוק החברות" או "החוק").

[3] רשות ניירות ערך ("הרשות") והבורסה לניירות ערך בת"א בע"מ ("הבורסה").

[4] במאמר זה "הדין" כולל בתוכו הוראות חוק ני"ע והתקנות מכוחו, הוראות חוק החברות והתקנות מכוחו, עמדות סגל משפטיות וחוזרי רשות ני"ע, הוראות תקנון הבורסה, פסקי דין רלוונטיים וכל הוראה או הנחייה רגולטורית אחרת הרלוונטית לתחום.

[5] חוק ניירות ערך, התשכ"ח – 1968 ("חוק ניירות ערך" או "חוק ני"ע").

[6] חוק החברות מתייחס למזכיר בהיבט של "נושא משרה בחברה" בהקשר של הגשת מסמכים, וקובע כי היועץ המשפטי ומזכיר החברה שאינם בעלי שליטה או קרובו, רשאים להיות נוכחים בדיוני וועדת הביקורת ובעת קבלת ההחלטות אם ביקשה זאת הועדה, אולם אלה הם שני האזכורים היחידים בהם מופיע מזכיר החברה בחוק החברות.

[7] מתוך מאמרו של פרופ' יוסף גרוס "מעמדו של מזכיר החברה בהיררכיה התאגידית" שפורסם בכתב העת המשפטי תאגידים ט/3 (אוגוסט 2012) עמ' 3-16.

[8] סעיף 424 א' לחוק העונשין, תשל"ז – 1977 ("חוק העונשין").

[9] חוק ני"ע קובע כי "נושא משרה" הינו כהגדרתו בחוק החברות.

[10] תקנות ניירות ערך (דוחות תקופתיים ומיידיים), תש"ל-1970 ("תקנות הדוחות").

[11] ר' הע"ש 7 לעיל, עמ' 4.

[12] שם.

[13] פרוטוקולים הנחתמים ע"י יו"ר אסיפות בעלי מניות ויו"ר דירקטוריון מהווים ראיה לכאורה לנכונות הרשום בהם, ויש לשמרם לתקופה של 7 שנים לפחות, והחברה חייבת לשמור אותם במשרדה הרשום עפ"י החוק. תפקיד שבדר"כ גם כן שמור למזכיר.

[14] סעיף 104 לחוק.

[15] סעיף 4 לתוספת הראשונה לחוק החברות.

[16] חובת הגילוי – סעיף 269 לחוק וסעיף 37 לחוק ני"ע.

[17] סעיף 278 לחוק.

[18] אתר רשות ניירות ערך – מגנ"א (מערכת גילוי נאות אלקטרונית): https://www.magna.isa.gov.il/default.aspx, ואתר המאי"ה של החברות הציבוריות (מערכת אינטרנט להודעות): https://maya.tase.co.il/

[19] סעיף 145 לחוק.

[20] לרשימת הדיווחים והטפסים ראו http://tofes.magna.isa.gov.il/Pages/Default.aspx

[21] לדוגמא עסקה חריגה עם נושא משרה, מתן שיפוי לנושא משרה ודיווח על פעולה שאושרה במסגרת סעיף 255 לחוק.

[22] סעיף 53(א)(4) לחוק ני"ע.

[23] פרסת ע"פ 5307/09 איאן נייג'ל דיוויס נ' מדינת ישראל, 62 (3.6.2010) בנבו.

[24] סעיף 252 לחוק החברות.

[25] סעיפים 35-36 לפקודת הנזיקין [נוסח חדש].

[26] סעיף 253 לחוק.

[27] חוק ייעול הליכי אכיפה ברשות ניירות ערך תיקוני חקיקה), התשע"א-2011 ("חוק האכיפה המנהלית"), שנכנס לתוקפו ב-2011.

[28] מסמך שפרסמה הרשות באוגוסט 2011 שנקרא "קריטריונים להכרה בתכנית אכיפה פנימית בתחום ניירות הערך וניהול ההשקעות". קישור למסמך שפורסם באתר הרשות: http://www.isa.gov.il/%D7%97%D7%A7%D7%99%D7%A7%D7%94%20%D7%95%D7%90%D7%9B%D7%99%D7%A4%D7%94/Enforcement/Admin_Enforcement/4274/Documents/IsaFile_5913.pdf

[29] סמכות שהוקנתה לה על פי סעיף 52טו לחוק ניירות ערך.

[30] לעניין זה ר' עיצומים כספיים שהוטלו על חברות ופורסמו באתר רשות ני"ע:  עיצום כספי שהוטל על קבוצת פלסטו קרגל בע"מ מיום 25.9.2019, עיצום כספי שהוטל על אאורה השקעות בע"מ מיום 4.8.2019, עיצום כספי שהוטל על קבוצת חנן מור החזקות בע"מ ביום 17.11.2015, עיצום כספי שהוטל על ווקסיל ביו בע"מ מיום 23.12.2014, עיצום כספי שהוטל על כפרית תעשיות (1993) בע"מ ביום 12.11.200 ועוד מקרים אחרים.

לפרטים נוספים ר' אתר רשות ני"ע:

http://www.isa.gov.il/%D7%97%D7%A7%D7%99%D7%A7%D7%94%20%D7%95%D7%90%D7%9B%D7%99%D7%A4%D7%94/Enforcement/Financial_sanctions/Sanctions/Corporation/Pages/Directors-Report.aspx

http://www.isa.gov.il/%D7%97%D7%A7%D7%99%D7%A7%D7%94%20%D7%95%D7%90%D7%9B%D7%99%D7%A4%D7%94/Enforcement/Financial_sanctions/Sanctions/Corporation/Pages/Private-Placement-report.aspx